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如何有效率的完成一份報告


相信大家在求學、求職階段常常需要『做報告』,心得報告、讀書報告、研究報告、業績報告、月報、週報等....做報告的目的在於讓看報告的人了解這份任務所能產生出的效益,當然也包含著你個人的績效。


一份報告我通常會分為四的大部分

  1. 目的、對象、需求:這份報告一有目的、需遞交的對象、以及報告產生的需求,在產生報告前先清楚了解這三大內容,才能完成一份精準的報告。

  2. 大綱:如同一本書的目錄,讓審視報告的人可以快速地了解報告的內容,當然也可以在此再次標上目的。

  3. 內容:如果有了大綱,那麼內容就非常好寫了。依照條列式的大綱展開內容,也比較不容易失焦。內容的文字數量,圖片比例等則是依照對象而有不同。

  4. 總結:根據內容做一個總結,融合各大綱的主軸並且互相呼應


如果能清楚了解這幾大部分的主軸,那麼應該很容易能譜出一份完整且精確的報告。而一份好的報告也必須注意各個次主題的連結與連貫性。因此我建議可以再分為7個步驟

  1. 確認『目的、對象、需求』

  2. 展出第一版本的『大綱』

  3. 寫下預計的總結內容

  4. 根據『大綱』與『總結』、譜出一整份報告的『內容』

  5. 根據寫完的『內容』再次和『大綱』互相呼應做微調

  6. 跟據寫完的『內容』再次和『總結』互相呼應做第二次的微調

  7. 依據『大綱』、『內容』、『總結』和『目的、對象、需求』做比對,進行整體的優化與修改


一份完整的報告可以在工作上清楚的向主管、同仁、下屬清楚的表達自己的看法,與交代的事項。

我認為在職場上,一份完整的報告,是對於個人工作負責的基本要求。
在學習上,一份完整的報告能夠幫助自己的學習狀態做一個收斂與總結。

分享這份文章給你,希望對你有所幫助。

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